RPA 在統包工程的應用

在快速變化的商業環境中，企業需要具備高度的靈活性和效率，以應對日益複雜的挑戰。中鼎集團身為國際級EPC統包工程服務承攬商（Engineering, Procurement and Construction），不論是設計、採購到施工的各個環節，其運營的高效性和透明度對於專案成功至關重要。為此，近年公司逐漸深化機器人流程自動化（RPA）技術的各項應用，以改進業務流程和治理結構，同時更以此結合ESG議題，以期實踐永續。

本文將說明RPA的應用對中鼎集團的影響，並闡述其如何與ESG三大面向中的公司治理（Governance）結合，推動企業的永續發展。

強化公司治理 助力工程執行

機器人流程自動化（RPA）是使用軟體機器人來模仿和整合人類與資訊系統互動的技術，以執行高重複性、規則驅動的任務。RPA可以自動化各種業務流程，包括資料輸入、資料處理、合規性檢查等。通過減少人為錯誤、提高操作效率和釋放員工的創造力，RPA可協助企業顯著提升運營效率和品質，強化公司治理績效。

而良好的公司治理績效，不僅可以確保公司運營的透明度和合規性，還能提高企業的信譽和永續經營的能力。中鼎身為工程服務業，有效的治理對於管理複雜的專案、協調多方利益相關者、以及應對潛在風險尤為重要。

為此，中鼎近年來積極於設計、採購、施工等各階段，為相關部門設計並開發RPA機器人，從而改善並優化原有的工作流程，提高員工的工作效率，減少錯誤。在當前快速變化的工程環境和人力資源有限的情況下，目前中鼎已在各部門導入多款RPA，以下將介紹數個範例。

應用一：RPA for PIPENET Automation

PIPENET是一款專業的管線網路設計模擬系統，廣泛應用於石油、天然氣、化工、水處理等工程。其主要功能包括模擬各種管線設計方案，並生成相關的數據報告，幫助工程師分析和優化管線網路系統。一般操作流程為管線工程師將設計好的參數條件，手動操作輸入 PIPENET軟體中，並等待模擬結束得到結果報告。

然而，這一流程存在以下幾點痛點：

• 模擬等待時間長：由於計算過程的複雜性和所需數據量大，PIPENET的模擬過程可能需要較長時間，導致工程師在等待結果的過程中無法有效利用時間。
• 使用者人數限制：PIPENET軟體對同一時間內的使用者人數有一定的限制，這意味著在高峰使用期可能會出現資源緊張，影響工作效率。
• 結果報告不會通知使用者：在模擬結束後，PIPENET不會自動通知使用者結果已生成，需要同仁不斷檢查軟體狀態，浪費了寶貴的時間和精力。
• 手動輸入誤植參數：由於參數的手動輸入過程中存在誤差可能性，這可能導致模擬結果不準確，進而影響工程決策。

RPA技術加上網站式的介面將流程系統化可以有效解決上述痛點。使用者只需將設計參數相關的檔案上傳至 PIPENET Automation 網頁，後續的工作由 RPA 系統處理，可達成多重效益：

• RPA 自動化模擬操作：一旦參數檔案上傳完成，RPA系統便會自動啟動，操作PIPENET軟體進行模擬。RPA能夠模擬人類的操作步驟，包括參數設置、模擬啟動和結果提取，確保每一步操作的準確性和一致性。
• 即時工作進度監控：使用者可以在PIPENET Automation網站上查看模擬的即時進度。利用可視化的監控界面，讓使用者能夠隨時了解進展，不再需要頻繁手動檢查狀態。
• 結果通知與報告生成：模擬完成後，RPA系統會自動通過電子郵件通知使用者。自動通知功能確保使用者能夠迅速即時獲得結果，得以進行後續的分析和設計。

RPA for PIPENET Automation使管線工程師的設計時間更加靈活，解放了原本流程中80%的模擬等待時間，讓工程師能夠更自由地應用這些時間。在設計模擬量高峰期，RPA能夠自動分流和排程工作，進一步提升設計效率。以2024年4月為例，RPA處理了31個管線設計模擬任務，共執行約21.5小時。表示RPA for PIPENET Automation能夠為管線設計提供高效、可靠的服務支援，解放工程師累積的等待時間，使設計同仁能將時間專注於其他高價值工作，隨著專案數量增加，RPA for PIPENET Automation有望持續帶來更大的效益。

應用二：MRR Automation

材料驗收單（Material Received Report, MRR）或稱收料單，開立 MRR 是工地倉儲檢驗材料至財會認列出帳過程中的關鍵環節。原先的MRR流程如下，工地倉儲同仁點收材料後，至材料系統開立收料單（MRR），此單電子檔案再上傳至材料帳務系統，由財務同仁檢查，檢查無誤後再由材料系統完成認列。

然而，這一流程存在以下幾點痛點：

• RPA 系統多流程繁瑣：點收材料、開立MRR、上傳檔案、財務檢查及最終認列等步驟繁瑣且流程經過複數個系統，使用者如對系統不熟悉導致問題產生，就需耗費額外時間排錯。
• RPA 人為錯誤風險：在各步驟中，手動操作的過程中容易出現數據錯誤或文件遺漏，這可能導致材料驗收和財務認列的不準確。
• RPA MRR追蹤困難：現存材料系統對MRR使用者登入收料單的限制並不嚴格，難免會有漏寫負責人的狀況發生，導致追蹤MRR的困難。

RPA技術結合網站式介面，可將材料驗收單（MRR）流程系統化，有效解決了傳統流程中的痛點。每當工地同仁點收材料並登錄至材料系統後，RPA系統會自動完成後續步驟，僅需財務同仁在最後進行認列。系統化的改善主要包括以下幾點：

• 全面自動化操作：原先的流程需跨越多個系統，現在由RPA自動模擬操作，實現各系統間的無縫連接，避免了人工操作的繁瑣和錯誤。
• 金額及人員確認：在流程發起時，系統會自動檢查MRR的金額，一旦發現問題會立即通知相關人員。負責人也由 RPA 自動輸入，便於後續的追蹤和管理。
• MRR 流程進度查詢：使用者可以在MRR Automation網站上查看每筆MRR在系統中的當前階段，例如處於下載MRR檔案階段或已上傳至財會系統，實現流程的透明化。
• 結果通知與報告生成：上傳完成後，RPA系統會自動以電子郵件通知使用者。

工作效率和準確性，還增強了流程的透明度和協作性，為材料驗收和財務認列提供了更高效、可靠的系統。公司所有現行專案已導入MRR Automation，以2024年4月為例，累計自動處理上傳200多筆MRR，使以往列印、簽名、掃描、上傳的人工作業藉由MRR Automation全自動加速材料認列的流程，並主動通知處理結果，大幅減少工地同仁作業時間，同時使用者還可以在網站上查看流程進度，進一步增加了流程的透明度方便相關人員追蹤進度。

其他現行運作中的RPA

除了上述兩例應用，公司亦開發數支 RPA 應用在日常作業流程中，進一步提升工作效率。具體如下：
• 大宗材料分批交貨：RPA 依據訂單資料自動拆項並把資料輸入材料管理系統完成登錄。
• 廠商停權註記：RPA 搜尋政府採購網上的拒絕往來廠商名單，與公司合作廠商名單比對，若有違規者於公司內的廠商管理系統註記停權。
• 網銀收款資料下載 & 收款SAP切立傳票：登入SAP系統，自動列印傳票。
• 付款文件生成及轉檔：產生付款建議書並在SAP建立傳票。
• 會計沖帳：下載並比對已收待沖資料，再由SAP系統沖帳。
• 海外傳票列印：自動彙總列印資料，分區送印傳票及附件。

未來展望

綜上所述，RPA技術的應用對提升公司治理及日常運營效率具有巨大的潛力，可為整體運營帶來更大的價值，以下為幾點可行的發展方向：

1.自動化的資料處理

RPA可以通過自動化資料處理，確保資料的一致性和準確性，減少人為錯誤的風險，從而增強企業內部和外部的信任，透明正確數據和報告對專案管理尤為重要。

2.風險管理

RPA能夠幫助監控和分析各流程，幫助公司識別和應對潛在風險。若結合自動化風險評估，企業可以快速採取相關措施，減少風險對項目和企業運營的負面影響。這對於涉及多個階段和多方協作的工程專案尤為重要，因為風險管理的效率和準確性直接影響項專案成功與否。

3.輔助優化決策

過往許多資料在流程中遺失，導致決策者只能以結果作為判斷依據，RPA系統化後可以留存完整的資料數據，能為決策者根據系統資料輔助決策，從而提高整體運營效率和專案成功率。

未來，中鼎將持續引入並深化RPA技術的各項應用，並積極與ESG永續發展議題結合，致力朝「地球永續的把關者」ESG願景前進。