以RPA 技術優化工作流程

— 工程事業群 中鼎 研發工程師  彭大倫

中鼎於世界各地完成許多艱鉅的統包工程，深知設計、採購和建造等環節的高效運營與自動化密不可分，且對專案的執行成效有關鍵作用。機器人流程自動化（Robotic Process Automation, RPA）是一種基於軟體機器人的技術，適合處理重複性高且規則明確的流程工作。為提升專案執行成效， 中鼎近年積極推動並深化RPA技術的應用，並於設計、採購、建造等各階段，為相關部門設計並開發RPA機器人。本文以數個案例，分享RPA如何優化同仁的日常工作，降低專案執行風險。

以RPA助力工程執行

RPA可以自動化各種業務流程，包括資料輸入、資料處理、合規性檢查等。通過減少人為錯誤、提高操作效率和釋放員工的創造力，提升運營效率和品質。

由於中鼎常需執行規模龐大且界面複雜的專案，如何有效協調多方利益相關者、以及應對潛在風險尤為重要。以下介紹目前已成功在多個部門導入的多款RPA範例。

應用一：RPA for PIPENET Automation

PIPENET是一款專業的管線網路設計模擬系統，廣泛應用於石油、天然氣、化工、水處理等工程領域。其核心功能包括模擬各種管線設計方案，並生成相應的數據報告，以協助工程師分析和優化管線網路系統。以往管線工程師會將設計好的參數條件手動輸入PIPENET軟體中，等待模擬完成並生成結果報告。

然而，此流程存在以下痛點：

●模擬等待時間長： 
由於計算過程的複雜性和所需數據量大，PIPENET的模擬過程可能需要較長時間，導致工程師在等待結果的過程中無法有效利用時間。

●使用者人數限制： 
PIPENET軟體對同一時間內的使用者人數有一定限制，這意味著在高峰使用期可能不敷使用，影響工作效率。

●結果報告不會通知使用者：
模擬結束後，PIPENET不會自動通知使用者結果已生成，需要同仁不斷檢查軟體狀態。

●手動輸入誤植參數：
手動輸入參數有誤植數據的可能性，導致模擬結果不準確，影響工程決策。

透過RPA及網站介面將流程系統化，可有效解決上述痛點。使用者只需將設計參數相關的檔案上傳至由CTCI團隊所開發的PIPENET Automation 網頁，由 RPA 系統處理，可達成多重效益。

●RPA 自動化模擬操作：
參數檔案上傳後，RPA系統便會自動啟動，操作PIPENET軟體進行模擬。RPA可模擬人類的操作步驟，包括參數設置、模擬啟動和結果提取，確保每一步操作的準確性和一致性。

●即時工作進度監控：
PIPENET Automation網站顯示模擬的即時進度，使用者得以隨時查看監控界面，不需頻繁手動檢查。

結果通知與報告生成：為確保使用者能即時獲得結果，以利進行後續的分析和設計，模擬完成後，RPA系統自動寄發電子郵件通知使用者。

RPA for PIPENET Automation使管線工程師的設計時間更加靈活，釋放了原本流程中80%的模擬等待時間。在設計模擬量高峰期，RPA能夠自動分流和排程工作，進一步提升設計效率。以2024年4月為例，RPA處理了31個管線設計模擬任務，共執行約21.5小時。顯示此系統能夠為管線設計提供高效、可靠的服務支援，讓使用者能將時間專注於其他更高價值的工作，隨著專案數量增加，有望帶來更大效益。

應用二：MRR Automation

材料驗收單（Material Received Report, MRR）或稱收料單，開立 MRR 是工地倉儲檢驗材料至財會認列出帳過程中的關鍵環節。以往的MRR流程為：工地倉儲部門點收材料後，至材料系統開立收料單，再將此單的電子檔案上傳至材料帳務系統，由財務部門檢查，檢查無誤後再由材料系統完成認列。

然而，此流程存在以下痛點：

●系統多、流程繁瑣：
整套流程包含點收材料、開立MRR、上傳檔案、財務檢查及最終認列，過程繁瑣且需使用到多個系統，使用者如對其不熟悉，易導致錯誤產生。

●人為錯誤風險：
在各步驟中，手動操作容易出現數據錯誤或文件遺漏，導致材料驗收和財務認列的不準確。

●MRR追蹤困難：
現存材料系統對MRR使用限制並不嚴格，難免會有漏寫資訊的狀況發生，導致追蹤困難。

RPA技術結合網站式介面，CTCI團隊將MRR流程系統化，有效解決了上述痛點。當工地點收材料並登錄至材料系統後，RPA系統會自動完成後續步驟，僅需財務部在最後進行認列。系統化的改善主要包括以下幾點：

●全面自動化操作：
原本由使用者操作多系統，現在改由RPA自動模擬操作，實現系統間無縫連接，避免了人工操作的繁瑣和錯誤。

●金額及人員確認：
系統自動檢查MRR的金額作為流程防線，發現問題會立即通知相關人員。

●MRR 流程進度查詢：
使用者可在MRR Automation網站上查看每筆MRR在系統中的階段，如：處於下載MRR檔案階段或已上傳至財會系統等，以實現流程的透明化。

●結果通知與報告生成：
上傳後，系統會自動以電子郵件通知使用者。

在MRR流程中，引入RPA技術和網站式介面後，流程顯著改善，不僅提高了工作效率和準確性，還增強了流程的透明度和協作性，為材料驗收和財務認列提供了更高效、可靠的系統。中鼎所有現行專案已導入MRR Automation，以2024年4月為例，累計自動處理上傳200多筆MRR，使以往列印、簽名、掃描、上傳的人工作業藉由MRR Automation全自動加速材料認列的流程，並主動通知處理結果，大幅減少作業時間，同時使用者還可以在網站上查看流程進度，進一步增加了流程的透明度，並有助於相關人員追蹤進度。

未來展望

由上述案例可見，RPA技術的應用對提升日常運營效率具有巨大潛力，可為企業帶來更大的價值，以下為幾點可行的發展方向：
1.自動化的資料處理
RPA通過自動化處理資料，確保數據的一致性和準確性，從而降低人為錯誤的風險。如此不僅增強了企業內部和外部的信任，更對專案管理至關重要，因為透明且正確的數據和報告是專案成功的基石。

2.風險管理
RPA能持續監控和分析各流程，有助於企業識別和應對潛在風險。結合自動化的風險評估，企業可以更迅速地採取應對措施，減少風險對專案和整體運營的負面影響。這對於涉及多階段、多方協作的工程專案尤為關鍵，因為風險管理的效率和準確性往往決定了專案的成敗。

3.工作流程簡化
RPA可以自動執行許多繁瑣且耗時的任務，從而減輕員工的日常負擔，轉而將精力與時間投入到高價值和創造性的工作中。不僅有助於提高工作滿意度，還能促進創新和提高團隊整體生產力。

4.輔助優化決策
過往許多資料在流程中遺失，決策者往往只能根據結果做出判斷。RPA系統的引入後，可留存完整的資料數據，為決策者提供完整參考依據，從而提高整體運營效率和專案成功率。