工程採購數位轉型旅程與應用分享

— 工程事業群 中鼎 供應鏈工程師 高世偉

CTCI中鼎集團為國際級EPC統包工程承攬商，位於整體工程產業鏈的中游，本文將以EPC（Engineering, Procurement and Construction）中的「採購」（P）環節出發，分享CTCI如何運用科技輔助，將採購流程逐步進行數位轉型，並透過各項應用，深化智能發展。

採購的數位轉型之路

採購最重要的目標是採買、管理，並使貨品如期如質交付。其中，又有兩項主要里程碑，首先是議定並簽訂工程採購合約，第二是管理並督導廠商履行合約。典型的採購流程，涵蓋了詢報價、比價、議價、決標、催貨、檢驗、運輸、廠商履約評鑑等，各單元作業都蘊含各自的學問，伴隨而來的是多樣、交錯的資訊傳遞。在傳統做法中，需運用人力處理大量作業與資訊，不僅耗時費力，更潛藏出錯風險。隨著資訊科技的進步，部分作業已逐步轉型，交給電腦與資訊工具代為處理，未來更可朝向智能化發展，讓寶貴的人力運用，可轉移至策略的擬定、管理與規劃，並提早採取對應的措施。以下列舉CTCI近期發展的幾項應用方式。

應用一：自動批次詢價

在以往的詢價作業中，採購員需先蒐集設計部開立的請購單、廠商需知的請購說明與商業規定，再逐一將這些資訊打包為數個電子文件檔案，以撰寫email並夾帶附件電子檔案的方式，寄送給詢價廠商；由於一份詢價作業需詢問多家廠商，往往需重複上述動作數次。近年，因請購資訊與文件有了新的管理方式，以系統性、更規則的方式去建立與存取，帶動了進一步的自動化。

中鼎自2021年起，在詢價作業，已於專案執行的規畫初期，即將資訊系統內各作業節點的相關變數，提前並一次性的設定完成，使專案執行自上游請購單發行開始，即可自動串接到採購，讓採購員能以相當自動化的處理方式串連到詢價作業，不但提高詢價品質，所有邀標廠商也因同時收到同樣的請購資訊，達成作業過程的公平公正。

應用二：廠商線上報價

在以往的報價作業中，當廠商提供報價文件電子檔後，採購員須逐一將文件內的關鍵資訊輸入至資料庫，以用於採購管理作業中會應用到的各式報表與系統自動通知。由於採購員輸入資訊所花費的時間，與個人對系統熟悉度、詢報價廠商數、報價品項複雜度等因素相關，難免出現詢報價資料品質不理想，衍生出錯誤資訊被引用的隱憂，乃至於管理等問題。

近年配合資訊工具的功能提升，中鼎2021第二季後新成立的專案，所使用的商用軟體Smart Plant Material（SMat）採購模組，皆新增廠商線上報價功能SMat Portal（如下圖），廠商可自行於此平台輸入報價資訊並提供報價書，權責合一的作業方式（資料擁有者與資料輸入者一致），除省下大量採購員的工時，也大大提升資料品質與效率，使採購與專案的執行更順遂。

應用三：應用RPA/API與商工行政資料開放平台，同步政府/廠商公開資料

簽約對象（廠商）為工程合約中的重要資訊之一，在中鼎對於廠商基本資料的建檔管理，包括：合法有效公司名稱、公司狀態與登記住址、資本額、收款帳號…等，已轉為以網頁平台介面的方式讓廠商自行線上輸入，資料擁有者即為資料輸入者，可減少溝通與權責介面，落實資料即時性與正確性。

此外，政府為了讓企業與民眾可透過明確的授權，方便使用開放之商工行政登記及統計資料，成立「經濟部國家雲端商工行政公開資料分享計畫」，並開發「經濟部商工行政資料開放平台」，提供依法可公開商工登記資料及資料介接服務，讓民間與企業可開發相關加值或混搭應用服務，並透過網路，享受商工行政開放資料之各項便利應用服務。

中鼎自2021年開始，在廠商資料庫管理，已應用「商工行政資料開放平台」，將各公司的公開資訊逐步同步。此平台提供兩種資料擷取方式，一為原始檔案下載（CSV），二是透過系統介接API（XML或Jason）。若所需的資訊可輕易自檔案中取得，則以檔案下載後搭配中鼎自行開發RPA的方式（Robotic Process Automation，作業流程機器人程式），在固定時間自動同步檔案中之資訊（示意如下圖）；較不易於檔案中取得的資料，則透過系統介接API的方式進行同步，如此可確保中鼎廠商資料庫與政府資料一致，使廠商資料維持在最即時、最正確的狀態，有益於資料應用與廠商管理。

應用四：通用商業條款資料數位化與查詢應用

簽訂訂單/合約前，甲乙雙方需議定商業條款，而條款內容為大量文字，相較過去雙方需以文件傳遞的方式澄清、議定，最後將雙方同意、調整後的商業條款置於合約附件中，作為履行合約的一部分。中鼎於2021年開始，已進行通用商業條款的數位化，整理此類文件中重要的歷史資訊，並搭配OCR（Optical Character Recognition）工具進行資料數位化並儲存。此外，我們也開發了應用系統，使將來的採購代表能作多維度的查詢與匯出使用，相較於傳統作法，除可加速與廠商的議約外，也節省了人力，並降低因疏失而出錯的機會。應用系統示意畫面如下。

應用五：遠端視訊輔助檢驗作業

為確保出廠貨品符合專案採購規範，檢驗工作的落實至關重要。檢驗工作的安排，是以下單後規劃專案採購檢驗計畫為起點（Project Procurement Inspection Plan, PPIP），並依專案器材請購計畫和檢驗等級清單、設計單位提供的檢驗測試需求（Inspection Test Requirement, ITR）等文件，每份請購單的檢驗次數和檢驗方式（派檢驗代表，或以遠端視訊執行）、擔任檢驗員的人選，以及顧客是否參與會驗等資訊進行規劃。當顧客及專案同意，且工安、網路連接狀態無虞時，將優先安排遠端視訊檢驗以取代到廠檢驗。

遠端視訊的檢驗，亦可適用於PIM跨部門議題討論、或是跨工作領域設備檢驗，例如套裝設施設備、儀電有介面或需整合之設備，抑或現場檢驗員的經驗比較不足，可由資深者遠端指導，或用於教育訓練，學員可於電腦前同步觀看現場檢驗過程，摘錄案例分享如下：

科技的發展與應用日新月異，目前的遠端設備鏡頭多為手持，且手持鏡頭者同時還需進行檢驗工作，實際操作上稍有不便；為改善此問題，未來的發展方向將朝向等同於檢驗員視角、且安全無虞之固定鏡頭模式，以增加現場作業的便利性。

結語

上述為中鼎集團近年工程採購領域數位轉型與應用的部分案例分享。如同所有的數位轉型一樣，這是一段中、長期的旅程，要能享用最終數位轉型帶來的便利，起步須投入相當資源建立基礎。而自動化與智慧化的基石，來自於大量且正確的數位資料，若仍仰賴人工一筆筆建立資料，將緩不濟急；透過完善的規劃、搭配作業流程最佳化，並適時使用資訊工具協助，方能有效建立、蒐集數位資料並建立其相關聯，進一步達成單元作業自動化，進而邁向智慧化的最終目的。