RPA流程機器人的自動化應用

— 工程事業群 中鼎 創新研發中心 研發工程師 胡慶鴻

數位化及流程的自動化，是中鼎集團邁向智能化的關鍵一步。透過電腦運算，將需要仰賴人工輸入與維護的作業，以RPA（Robotic Process Automation）流程自動化技術讓資料數位化，除讓員工的生產力能從枯燥的反覆工作中釋放出來，藉由數位化資料的進階應用，更能為企業創造更多的價值。

RPA的重要性

國際市調機構Gartner在2020的十大科技趨勢報告中，提及超自動化（Hyperautomation）的概念。超自動化的目標是利用多種人工智慧與機械學習模型來完成原本需要人類執行的工作，然而目前還沒有任何一種工具能完全取代人類獨立作業，必須先利用RPA（Robotic Process Automation）連結既有的傳統業務系統，使資料在匯入、匯出後即可順利自動化，再透過人工智慧與智慧企業管理系統（iBPMs），使決策都能得到人工智慧的輔助。RPA可說是企業數位轉型、效率提升的重要初始工具。

RPA是什麼？

RPA是Robotic Process Automation的縮寫，可以想像是一種軟體機器人，會根據設定好的劇本，自動操作其他應用程式的軟體。舉例來說，若想把通訊錄軟體中的1000筆人名與地址列成表格清單，全以人工處理勢必得花上不少時間，但透過RPA運行，只需知道要複製的欄位，以及要貼上的表格位置，就可自動完成通訊錄表格。

RPA的系統定位

RPA被定位為應用軟體間的橋梁，能連結業務系統與其他軟體，如Excel、專業設計軟體、網頁介面等，因這些軟體往往沒有可用的程式介面接口（Application Programming Interface, API）可讓軟體間做資料交換，必須透過如視窗的圖形介面（Graphical User Interface, GUI）進行操作，因此在傳統上須以人工操作圖形介面的工作，透過RPA即能自動操作圖形介面來完成。

RPA的軟體使用流程

使用RPA的主要使用流程如下：

一、建立開發環境
在欲自動化的電腦上，安裝能設計RPA劇本檔的軟體工具，準備進行設計。

二、設計RPA劇本檔
根據欲自動化的流程與需求，進行流程分析與設定。將原本以人工完成的行為，一步步設定為RPA劇本檔。其中可能會有些因機器人功能限制所造成的流程障礙需排除。

三、設定執行環境及執行RPA劇本檔
在欲自動化的電腦上安裝機器人執行軟體與機器人劇本檔並執行。

四、利用管理工具進行管理
控制機器人的運行與停止，並觀察執行成果進行適當修正。

RPA的使用情境

只要是涉及對業務系統的資料輸入、修正、核對、輸出等定型化操作都適合以RPA進行。例如需要將廠商清單輸入至業務管理系統時，或是想比對文件中的條目是否與業務系統中相同時的核對作業。根據不同的業務系統關係，使用情境如下：

一、批量處理業務系統資料時
透過RPA，將資料批量匯入、匯出業務系統。

二、跨系統對接時
當有跨系統操作需求時，RPA可做為系統間資訊交換的橋梁。

三、沒有業務系統時
當沒有既定的業務系統可用，需透過人力處理資訊時，透過RPA可以使作業流程標準化、自動化。當沒有業務系統可用，同仁只能自行處理時，透過RPA可以使作業流程標準化、自動化。

使用RPA的優點

一、轉移人力資源
可使原本從事需大量重複、機械化作業的工時，投入更有價值的工作，發揮人力價值，同時也增加企業產值。

二、增加處理能力
將處理動作交由軟體自動執行，同時間內能處理的量能大幅上升，若資料臨時暴增也能輕鬆應付，避免臨時性人力短缺

三、降低成本
由於RPA處理作業使效率提升，相對的成本也能降低。

四、流程標準化
使原本倚靠人工作業的流程，轉變為固定程序作業，可降低對個人的依靠性，使企業體質更強健。

相關的技術

RPA通常會與其他技術合作或比較，以下是幾種常見的技術：

一、與Office巨集的差別
Office巨集與RPA都是自動化處理資訊的工具，在設定上也有類似概念，都是將原本要由人工完成的步驟自動化。其差異點在於，Office巨集只能在Office系列產品如Word、Excel、PowerPoint中使用，而RPA可以跨越各種應用程式。

二、OCR（Optical Character Recognition）的輔助
OCR是以光學方式讀取手寫或印刷體文字後，轉換成文字資料的技術。常見的應用如名片掃描軟體，可在掃描後自動擷取姓名、電話、Email等資訊，不需要手動輸入。OCR技術可以與RPA一起協作，幫助RPA處理未資料化的文件（如掃描的文件），將其轉換成可處理的文字資料。但OCR技術的辨識成功率未臻完美，仍需以資料條件或人工檢查。但即便如此，與完全由人工輸入相比，效益仍可大幅提升。

三、AI人工智慧
RPA可為AI收集資料，而AI也可在RPA執行的過程中提供輔助。當RPA遇到難以判斷、規則模糊的情況，可以運用AI協助判斷；當RPA運作一段時間後，AI則可根據運作時處理的資料分析特性，並以此預測未來趨勢。

不適合RPA的情境

以下列出幾種常見不適用RPA的情況：

一、資料內容不固定或非數位資料
不具備特定規律的資料。如涉及談話內容、手稿等的業務流程，如臨時交辦事項、會議記紀錄等涉及談話內容之資料，或手稿等非數位資料。

二、缺乏重複性流程，需要彈性處理
流程經常變化，RPA沒有可依循的劇本來執行，如回覆客戶信件、維護客戶關係等。

三、需要大量人工判斷的工作
需要特定知識與經驗的工作，如工程設計、美術設計等。

四、資料數量過少或偶爾執行的流程
開發RPA的經濟效益可能不夠大。

在中鼎集團的應用

中鼎已將RPA導入日常會計工作中，成功減少網路銀行收款入帳與付款上傳、應收傳票對帳、海外傳票列印等，有效節省40-67%的日常作業時間。同時正評估應用於集團其他領域重複性作業的可能性，如：掃描專案文件後自動歸檔、設計工作中大量重複的轉檔動作、跨設計軟體間的資料轉移、基於出貨與訂購數量產生的交貨資料、集團各公司帳務連結、稽核工作的報表產製與列印等。由於各領域作業特性不同，所需要的RPA設計也有所差異，欲使用RPA服務的項目需說明現有作業方式與希望改善的流程，再經由RPA專家評估，實現跨部門的作業效率改善。

而藉由新IT技術RPA導入至各部門的作業，減少了執行反覆枯燥作業的時間，既提高工作效率，也提升工作滿意度，創造更多工作價值，增加工作幸福感。讓IT技術不再只是遠在天邊的應用，而能成為每個人在日常作業的得力助手。