優化智財管控　扎根最值得信賴的工程服務

— 集團工程事業群 中鼎公司 品質管理部

近年隨著國際對於「智慧財產」保護的日漸重視，能否提供客戶可靠的智財保護，大大關係著企業的國際競爭力。本文將介紹CTCI如何透過採取更健全的管控機制及措施，以保護公司及業主、合作夥伴、製程商和供應商的智慧財產，落實智財保護。

前　言

ISO 9001:2015標準提到：「在日趨變化和複雜環境中，組織面臨需持續滿足要求以及因應未來需求和期望的挑戰。為實現此目標，組織也許會發現除了進行矯正與持續改善外，採取其他各種形式的改善也是必要的，例如：突破性的改變，創新和組織重整。」

誠信，是中鼎集團企業文化之一，亦為我們核心競爭力的重要一環，為強化競爭優勢，也為永續發展提供穩固的基礎，在今（2018）年，公司透過強化組織權責、優化智慧財產（Intellectual Property，IP）管控機制等方式，深植全員的智財管控觀念及認知，落實正面行為，為CTCI工程服務品質扎根最值得信賴的基礎。

優化管控機制

中鼎在2002年即建有智慧財產保護相關管控機制，2002~2017年期間也歷經數次的檢討與修訂。近年隨著國際發展趨勢及新增要求，為使智財保護管控的精神能夠具體展現CTCI「誠信」的企業文化，並妥善管理重要智慧財產（以下簡稱IP）、滿足顧客需求，中鼎於2017~2018年間，對IP保護進行了全面的檢視及改善，包括：保密暨智慧財產權承諾、保密協議（NDA）、保密文件的管控等等，管控機制及相關準則/程序皆已配合修訂完成，IP管控相關準則/程序請詳下表。

2018年起，CTCI強化了各單位在智慧財產保護及管控上的權責，也賦予IP推動專責單位重要任務。各單位應辨識保密文件清單，主管亦應以身作則、落實宣導，並督導所屬同仁按準則/程序規範執行各項作業，以確保管控機制落實執行。以下就本次管控機制的優化精進部分重點摘要說明：

一、保密文件的分級
為區別文件的保密程度及規劃有效且可行的管控機制，同時考量管控成本效益，故將保密文件按其內容、特性及接觸層級進行分級。保密文件共分「機密文件」及「敏感性文件」兩類，並依此分級進行歸類、彙整，並納入準則規範。

二、強化文件管控標示及警語
針對不同的保密等級及文件使用範圍，調整保密警語及著作權聲明內容，並透過於保密文件統一要求標示「保密等級」及「保密警語」，以快速有效的加強辨識度。文件管控標示包括資訊系統、電子機密文件及紙本文件等不同種類的文件型態，且對於特定之電子機密文件，系統亦自動加套浮水印予以警示。

三、優化管控機制及工具
為使管控更加明確、易懂且易於執行，管控機制分別針對資訊系統、電子文件及紙本文件等不同型態文件加以規範，規範內容包括：標示內容/位置、保管方式、傳遞/分發/使用限制、應有之紀錄及屆期銷毀等。對於資訊系統及電子文件，在不影響既有作業方式下，亦建立了兼具實用性和嚴謹度並符合經濟效益的管理工具，以達管控成效。

四、加強專案執行管控
為因應國際顧客要求，提升顧客對CTCI的信賴，我們特別強化了專案執行的管控作為，從專案執行剛開始，即由專案智財保護經理（PIPM）依合約、NDA及公司內部要求，建立專案IP計畫，主要內容包括NDA摘要、保密文件清單、教育訓練、門禁管制規定、資安規定等；專案執行中，PIPM亦會執行日常查核，提醒專案成員日常保密責任，並定期辦理IP稽核，管控作業執行成效；專案結束，所有保密文件之必要歸檔及管控亦建置有專區辦理，由公司層級統一管控。

五、強調日常管控、稽核及意見回饋
日常管控部分，準則/程序中列出應為及不應為之行為，以加深同仁對自身日常作業所應有的管控作為，並明定IP稽核各項重點及查核項目，幫助同仁瞭解IP管控的各項執行重點。我們也重視相關意見回饋，除宣導及提醒外，亦明訂相關管道，例如：準則中明訂同仁若日常業務中，發現符合準則所定義之保密文件，且未被列入保密文件清單內時，或者保密文件清單內所列之文件等級須調整時，應向單位主管提出新增或調整建議。

管控機制的宣導及深植

精進後的管控機制，如何讓每一位同仁都能夠瞭解、認同，並落實於工作的執行，是最重要的課題。為此，IP推動團隊發揮創意，拍攝一系列的IP保護宣導短片並舉辦IP星選等活動，希望同仁透過生動有趣的各項實務情境短片，了解IP的相關管控重點及其和自身權益的關連，並強化對IP文字規範與管理系統操作的印象。

此宣導短片廣邀集團各事業群同仁及業主參與拍攝，迴響相當熱烈，並已列為集團內部教育訓練教材，全體同仁皆須觀看並通過測驗，以確保瞭解管控機制的各項重點及要求，進而展現IP保護的正面行為。

在專案部分，除了前述的宣導，為確保所有參與工作的同仁，都能清楚瞭解專案NDA的要求內容及各項重點，亦設置專責人員（專案合約經理）負責摘要NDA重點，並於專案經理確認核准後，由專案智財保護經理將其納入專案IP計畫，要求專案各層級落實辦理相關訓練及宣導活動，務使專案成員於工作執行能落實各項規定。若業主/顧客/專利者/共同（聯合）承攬夥伴保密協議書有所規定或相關要求，亦將請參與專案同仁配合個別簽署專案之NDA；對於各專案之「合作廠商」，包括器材供應商以及工程承包商，均須與公司簽訂「與廠商之保密合約書」，相關工程發包契約範本、訂購單範本，均檢視及修訂相關保密條款。

此次針對智慧財產管控所建立及採取的各項管控機制，是希望集團每位成員都能對IP保護有正確及清楚的觀念，落實於各項工作執行，並持續改善及精進，為CTCI的工程服務品質扎根最值得信賴的基礎。